Operations & Marketing Coordinator

About Symetris Web technology experts for over 22 years, Symetris is a team of 24 specialists delivering large-scale digital projects. Our clients choose us for the “Symetris Experience” : rigorous AGILE methodology and high-touch support. Recognized as a “Best Place to Work” and a Top 10 “Healthiest Workplace” over the last 2 years, we thrive on a balance of professional rigor and human connection. The Role: Keep Things Moving This is a hands-on coordination role for someone who is organized, proactive, and comfortable managing many small but important moving pieces. You will support the CEO across marketing execution, operations, finance administration, HR coordination, and event logistics. The work is varied, practical, and execution-focused. We are not looking for a strategist, manager, or passive task-taker. We are looking for someone who can clarify what needs to happen, follow up consistently, and keep work moving without needing to be reminded. Your Responsibilities 1. Marketing Execution & Coordination (≈60%) Content Deployment: Publish content across our website, social media, and newsletters. You ensure the calendar stays on track. Production Traffic Control: Coordinate the workflow for our podcast and video production by managing external collaborators (editors, writers, and our offshore team). Event & Travel Coordination: Handle the hands-on coordination for events, booking travel, organizing booth materials, and managing shipping logistics for trade shows. Tool Support: Keep our HubSpot portal clean and operational (sending newsletters, updating lead lists, and tracking basic metrics). 2. Operations & Administration (≈40%) Financial Flow Support: Assist with the monthly billing cycle and follow up on unpaid invoices. You ensure the data is ready and reminders are sent. Process Tracking: Keep the CEO’s internal commitments organized by updating weekly financial trackers and flagging upcoming deadlines. HR & Team Coordination: Support payroll preparation, process expense reimbursements, and handle the logistics for team-building events. General Coordination Support: Handle recurring and ad hoc administrative tasks that support smooth day-to-day operations. Is this you? Proactive Coordinator: You treat every task as an outcome to deliver, not just a box to check. You follow up consistently and close the loop. Resourceful: You are comfortable with ambiguity. If you don't have the answer, you look for answers before escalating. Detail-Oriented: You catch the typos, the missing attachments, and the scheduling conflicts before they happen. Comfortable Managing Up: You can remind stakeholders, including the CEO, when approvals, decisions, or follow-ups are needed. Tech-Fluent: Quick to learn new tools (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). Knowledge of QuickBooks is a plus. Bilingual: Excellent written and spoken French and English. This role is NOT: A strategy or management role. A creative design or copywriting role. A passive "wait-for-instructions" assistant role. The Litmus Test If we tell you we’re attending a conference in three months, and your first instinct is to draft a checklist for flights, hotel options, and booth materials without being asked, we want to meet you. Why Symetris? Symetris’ success is built on a smart balance between efficient processes and a strong team that truly believes the journey is just as important as the destination. Our team members choose Symetris for: Our long-term vision and strong values (heart, rigor, competence, transparency) Our commitment to work-life balance (flexible schedule, flexible remote work, social activities during work hours) Our collaborative, high-performing team (working with “A-Players”) Our support for career growth (training, conferences, internal opportunities) Working Conditions & Benefits Compensation aligned with a junior-to-intermediate coordination role. Group insurance plan Access to Dialogue (physical and mental telemedicine) An additional week off between Christmas and New Year’s, in addition to vacation time Flexible schedule, downtown office, and remote work options —-------------------------------- À propos de Symetris Experts en technologie Web depuis plus de 22 ans, Symetris est une équipe de 24 spécialistes réalisant des projets numériques d'envergure. Nos clients nous choisissent pour « l'Expérience Symetris » : une méthodologie AGILE rigoureuse et un accompagnement de proximité. Reconnus comme « Best Place to Work » et dans le Top 10 des « Entreprises les plus saines » au cours des deux dernières années, nous misons sur un équilibre entre rigueur professionnelle et relations humaines. Le rôle : Garder le rythme Il s'agit d'un rôle de coordination pour une personne organisée, proactive et à l'aise dans la gestion de multiples détails essentiels. Vous soutiendrez le PDG dans l'exécution marketing, les opérations, l'administration financière, la coordination RH et la logistique d'événements. Le travail est varié, concret et axé sur l'exécution. Nous ne recherchons pas un stratège, un gestionnaire ou un simple exécutant passif. Nous cherchons quelqu'un capable de clarifier ce qui doit être fait, d'assurer un suivi constant et de faire progresser le travail sans avoir besoin de rappels. Vos responsabilités 1. Exécution et coordination marketing (≈60 %) Déploiement de contenu : Publier du contenu sur notre site Web, nos réseaux sociaux et nos infolettres. Vous veillez au respect du calendrier éditorial. Contrôle du flux de production : Coordonner le flux de travail pour nos balados et nos productions vidéo en gérant les collaborateurs externes (monteurs, rédacteurs et notre équipe offshore). Coordination d'événements et de voyages : Gérer la logistique concrète des événements, la réservation des voyages, l'organisation du matériel de kiosque et la logistique d'expédition pour les salons professionnels. Soutien technique : Maintenir notre portail HubSpot propre et opérationnel (envoi d'infolettres, mise à jour des listes de prospects et suivi des métriques de base). 2. Opérations et administration (≈40 %) Soutien au flux financier : Soutenir le cycle de facturation mensuel et assurer le suivi des factures impayées. Vous vous assurez que les données sont prêtes et que les rappels sont envoyés. Suivi des processus : Garder les engagements internes du PDG organisés en mettant à jour les suivis financiers hebdomadaires et en signalant les échéances à venir. Coordination RH et équipe : Soutenir la préparation de la paie, traiter les remboursements de dépenses et gérer la logistique des activités team building . Soutien administratif général : Gérer les tâches administratives récurrentes et ponctuelles qui favorisent le bon déroulement des opérations quotidiennes. Est-ce vous ? Coordinateur proactif : Vous traitez chaque tâche comme un résultat à livrer, pas seulement comme une case à cocher. Vous assurez un suivi constant jusqu'à la finalisation. Débrouillard : Vous êtes à l'aise avec l'ambiguïté. Si vous n'avez pas la réponse, vous la cherchez avant de solliciter de l'aide. Soucieux du détail : Vous repérez les coquilles, les pièces jointes manquantes et les conflits d'horaire avant qu'ils ne surviennent. Capacité à « gérer vers le haut » : Vous n'hésitez pas à relancer les parties prenantes, y compris le PDG, lorsque des approbations ou des décisions sont nécessaires. Aise technologique : Apprentissage rapide des outils (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). La connaissance de QuickBooks est un atout. Bilingue : Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Ce rôle n'est PAS : Un rôle de stratégie ou de direction. Un rôle de conception créative ou de rédaction publicitaire. Un rôle d'assistant passif qui « attend les instructions ». Le test décisif : Si nous vous annonçons que nous participons à une conférence dans trois mois et que votre premier réflexe est de dresser une liste pour les vols, les options d'hôtel et le matériel de kiosque sans qu'on vous le demande, nous voulons vous rencontrer . Pourquoi Symetris ? Le succès de Symetris repose sur un équilibre entre des processus efficaces et une équipe solide qui croit sincèrement que le voyage est aussi important que la destination. Nos membres choisissent Symetris pour : Notre vision à long terme et nos valeurs fortes (cœur, rigueur, compétence, transparence). Notre engagement envers l'équilibre travail-vie personnelle (horaires flexibles, télétravail flexible, activités sociales pendant les heures de travail). Notre équipe collaborative et performante (travailler avec des « A-Players ») Notre soutien à la croissance professionnelle (formations, conférences, opportunités internes). Conditions de travail et avantages Rémunération alignée avec un rôle de coordination de niveau junior à intermédiaire. Régime d'assurance collective. Accès à Dialogue (télémédecine physique et mentale). Une semaine de congé supplémentaire entre Noël et le jour de l'An, en plus des vacances. Horaire flexible, bureau au centre-ville et options de télétravail.