Canada Summer Jobs - Human Resources Assistant

Program Canada Summer Jobs 2026 Employment Full-time, Temporary — 30 to 40 hours per week Duration 6 to 16 consecutive weeks (start: April 20, 2026 End: no later than August 29, 2026) Location Hybrid — remote with occasional in-person requirements Reports To Senior Manager, Human Resources Age Eligibility 18 to 30 years old at start of employment (Canada Summer Jobs requirement) ABOUT RUGBY CANADA Rugby Canada is the national governing body for rugby union in Canada. We oversee national men's and women's programs, youth development, community rugby, and elite competitions including participation in the HSBC SVNS World Series. Our People & Culture team supports the staff and volunteers who make it all happen, and we are committed to building an inclusive, high-performing workplace. ABOUT THE ROLE The HR Assistant will support Rugby Canada's Human Resources and People Operations functions throughout the summer. This role offers hands-on experience in HR administration, recruitment coordination, staff onboarding, digital file management, and people-focused project work. This is an ideal opportunity for a youth (aged 18–30) interested in Human Resources, office administration, business, or people-focused careers. The successful candidate will gain exposure to real-world HR processes, develop professional skills, and contribute directly to improving employee experience at a national sport organization. TASKS & RESPONSIBILITIES Human Resources & People Operations Support (Primary Focus) Assist in updating and organizing employee digital files and HRIS (Bamboo) records Support the recruitment process: posting job ads, scheduling interviews, tracking applications, and preparing candidate communications Help prepare onboarding materials and assist in coordinating welcome activities for new staff Contribute to staff engagement initiatives, including recognition, wellness, and internal communications Support HR updates, templates, tools, and document formatting Respond to general staff inquiries with guidance from the Senior Director, People & Culture Participate in data-cleanup and process improvement projects that improve HR workflows Project Coordination & Internal Systems Support cross-departmental projects focused on improving internal processes, staff experience, and organizational efficiency Assist with project timelines, meeting notes, follow-up tasks, and documentation Help build or update internal resources such as training documents, checklists, manuals, and orientation content Assist with compiling survey results, engagement data, and simple analytics to support organizational decision-making Administrative & Operational Support Assist with document preparation, scheduling, tracking spreadsheets, and filing Help maintain high-quality, organized digital systems and files Provide administrative support to the People & Culture team and NSO Services as required WHAT YOU WILL LEARN The successful candidate will gain hands-on, career-building experience including: Understanding HRIS systems and digital record management Exposure to full recruitment cycles and candidate experience best practices Experience supporting onboarding and employee engagement programs Project coordination and cross-functional teamwork skills Professional communication and workplace etiquette Working within a national non-profit and sport-sector environment Knowledge of Canadian HR standards, workplace policies, and confidentiality practices Regular mentorship, training, and weekly check-ins will be provided throughout the placement. SKILLS YOU WILL DEVELOP Adaptability Collaboration Communication Digital Skills Problem-Solving CANADA SUMMER JOBS — ELIGIBILITY REQUIREMENTS Under the Canada Summer Jobs program, applicants must be: Between 18 and 30 years old (inclusive) at the start of employment A Canadian citizen, permanent resident, or person to whom refugee protection has been conferred under the Immigration and Refugee Protection Act Legally entitled to work in Canada in accordance with applicable provincial or territorial legislation and have a valid Social Insurance Number Please Note: International students are not eligible for Canada Summer Jobs-funded positions. PREFERRED QUALIFICATIONS The following are not required but are considered assets: Interest in Human Resources, Business Administration, Sport Management, or a related field Strong attention to detail and organizational skills Comfort with Microsoft Office and/or Google Workspace Good written and verbal communication skills and a willingness to learn Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion Enthusiasm for working in a values-driven, inclusive, and team-oriented environment WORK ENVIRONMENT This is a hybrid position combining in-person requirements with occasional remote work. The successful candidate will be onboarded virtually and supported with regular check-ins, mentorship, and access to the tools and systems they need to thrive. Rugby Canada is committed to fostering a respectful, inclusive, and supportive workplace. We encourage applications from individuals of all backgrounds, including Indigenous peoples, persons with disabilities, members of visible minorities, women, and 2SLGBTQ+ individuals. HOW TO APPLY Please submit your CV to our HRIS. We thank all applicants for their interest. Only candidates selected for an interview will be contacted. Programme Emplois d’été Canada 2026 Emploi Temps plein, temporaire – 30 à 40 heures par semaine Durée De 6 à 16 semaines consécutives (début : 20 avril 2026 Fin : au plus tard le 29 août 2026) Lieu Hybride – à distance avec présence occasionnelle sur place requise (lieu à déterminer) Relève du : Directeur principal, Directeur principal, Ressources humaines Âge requis Avoir de 18 à 30 ans au début de l’emploi (exigence du programme Emplois d’été Canada) À PROPOS DE RUGBY CANADA Rugby Canada est l’organisme national de régie du rugby au Canada. Nous supervisons les programmes nationaux masculins et féminins, le développement des jeunes, le rugby amateur et les compétitions de haut niveau, notamment la participation aux HSBC SVNS World Series. Notre équipe Personnel et culture appuie le personnel et les bénévoles qui rendent tout cela possible, et nous nous engageons à créer un milieu de travail inclusif et hautement performant. À PROPOS DU POSTE L’adjoint(e) aux ressources humaines appuiera les fonctions des Ressources humaines et du Fonctionnement du personnel de Rugby Canada tout au long de l’été. Ce poste offre une expérience pratique en administration des ressources humaines, en coordination du recrutement, en intégration du personnel, en gestion des dossiers numériques et dans le cadre de projets axés sur les personnes. Il s’agit d’une opportunité idéale pour un jeune (âgé de 18 à 30 ans) intéressé par les ressources humaines, l’administration de bureau, les affaires ou les carrières axées sur les personnes. La personne retenue sera exposée à des processus de ressources humaines concrets, développera des compétences professionnelles et contribuera directement à l’amélioration de l’expérience des employés au sein d’un organisme national de sport. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Soutien aux ressources humaines et au fonctionnement du personnel (priorité principale) Participer à la mise à jour et à l’organisation des dossiers numériques des employés et des données du SIRH (Bamboo). Apporter son soutien au processus de recrutement : publication d’offres d’emploi, planification des entretiens, suivi des candidatures et préparation des communications avec les candidats. Contribuer à la préparation des documents d’intégration et aider à la coordination des activités d’accueil pour les nouveaux membres du personnel. Contribuer aux initiatives visant à renforcer la participation du personnel, notamment en matière de reconnaissance, de bien-être et de communications internes. Appuyer les mises à jour des ressources humaines, les modèles, les outils et le formatage de documents. Répondre aux demandes générales du personnel en suivant les conseils du directeur principal, Personnel et culture. Participer à des projets de nettoyage des données et d’amélioration des processus visant à optimiser les flux de travail des ressources humaines. Coordination de projets et systèmes internes Apporter un soutien aux projets interdépartementaux axés sur l’amélioration des processus internes, de l’expérience du personnel et de l’efficacité organisationnelle. Aider à la gestion des calendriers de projet, des comptes rendus de réunion, des tâches de suivi et de la documentation. Contribuer à la création ou à la mise à jour de ressources internes telles que les documents de formation, les listes de contrôle, les manuels et les contenus d’orientation. Aider à la compilation des résultats de sondages, des données de participation et d’analyses simples afin d’appuyer la prise de décision organisationnelle. Soutien administratif et opérationnel Aider à la préparation, à la planification, au suivi et au classement de documents. Contribuer au maintien de systèmes et de fichiers numériques organisés et de haute qualité. Fournir un soutien administratif à l’équipe Personnel et culture ainsi qu’aux services ONS, selon les besoins. CE QUE VOUS APPRENDREZ La personne retenue acquerra une expérience pratique et enrichissante pour sa carrière, notamment : la compréhension de systèmes SIRH et de la gestion des dossiers numériques; une immersion dans les cycles de recrutement complets et les pratiques exemplaires en matière d’expérience des candidats; une expérience dans le soutien aux programmes d’intégration et de participation des employés; des compétences en coordination de projets et en travail d’équipe interfonctionnel; la communication professionnelle et l’étiquette en milieu de travail; travailler au sein d’un organisme national sans but lucratif et dans le secteur du sport; une connaissance des normes canadiennes en matière de ressources humaines, des politiques en milieu de travail et des pratiques de confidentialité. Un mentorat régulier, des formations et des bilans hebdomadaires seront proposés tout au long du stage. COMPÉTENCES QUE VOUS DÉVELOPPEREZ Adaptabilité Collaboration Communication Compétences numériques Résolution de problèmes EMPLOIS D’ÉTÉ CANADA – CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ Dans le cadre du programme Emplois d’été Canada, les candidats doivent : être âgés de 18 à 30 ans (inclusif) au début de l’emploi; être citoyens canadiens, résidents permanents ou désignés comme réfugiés en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ; avoir un numéro d’assurance sociale valide au début de l’emploi et être légalement autorisés à travailler au Canada conformément aux dispositions législatives réglementaires en vigueur dans la province ou le territoire visé. Remarque : Les étudiants internationaux ne sont pas admissibles aux postes financés par Emplois d’été Canada. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Les qualifications suivantes ne sont pas obligatoires, mais constituent un atout : intérêt pour les ressources humaines, l’administration des affaires, la gestion du sport ou un domaine connexe; grand souci du détail et sens de l’organisation; maîtrise de Microsoft Office ou de Google Workspace; bonnes compétences en communication écrite et orale, ainsi qu’une volonté d’apprendre; capacité à respecter la confidentialité et à traiter les renseignements sensibles avec discrétion; enthousiasme à travailler dans un environnement fondé sur des valeurs, inclusif et axé sur le travail d’équipe. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Il s’agit d’un poste hybride combinant des obligations de présence sur place et un travail à distance occasionnel. La personne retenue bénéficiera d’une intégration virtuelle et d’un accompagnement régulier, d’un mentorat et d’un accès aux outils et systèmes nécessaires à son épanouissement. Rugby Canada s’engage à encourager un milieu de travail respectueux, inclusif et bienveillant. Nous encourageons les candidatures de personnes de toutes origines, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles, les femmes et les personnes 2SLGBTQ+. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés pour un entretien.